Große Dateien austauschen 

Datenschutzkonform verschlüsselte E-Mails versenden

Einfach eine Datei an eine E-Mail anhängen und versenden oder über ftp austauschen – so vermeintlich einfach geht es oft auch 2015 noch für die meisten Nutzer privat und in Unternehmen. Wie aber übermittelt man Dateien online, deren Größe den Mailserver überfordern oder das Postfach beim Empfänger sprengen? Die meisten Anwender möchten mit einer B2B Cloud große Dateien einfach austauschen, hochladen und das sicher und schnell. Das gilt für Nutzer in Konzernen ebenso wie im privaten Umfeld.

Dennoch gibt es einige Unterschiede, die es beim einfachen und sicheren Austausch von großen Dateien in Firmen und auf privater Seite zu beachten gilt. Die Anbieter müssen sich gezielt auf diese verschiedenen Bedürfnisse beim Dateiaustausch einstellen und den Nutzern bei größtmöglicher Usability auch Sicherheit und Stabilität in der genutzten Software zum Austauschen von Dateien bieten. Worauf es dabei ankommt, wo die Unterschiede liegen und was den Nutzern wichtig ist, erfahren Sie hier.

 

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calvaDrive = Sicher und verschlüsselt

Vor allem das Dateien verwalten in KMUs nimmt immer mehr zu. Warum? Hybride Teams in Firmen – ob feste oder freie Mitarbeiter, ob Berlin oder Shanghai – arbeiten zunehmend über physische Unternehmensgrenzen hinweg an gemeinsamen Projekten. Dateikommunikation muss digitalisiert werden, damit Dateien sicher ausgetauscht werden können. Die IT muss moderne Endgeräte, Software und Server und die Verfügbarkeit von Cloud Services bereitstellen, damit Dateien einfach ausgetauscht und sich vor allem große Dateien sicher austauschen lassen. Die Nutzer wünschen sich eine einfache Alternative zum Dateien austauschen über ftp oder Mail. Sie muss für Empfänger genauso einfach sein wie für den Nutzer.

Dabei spielt das Internet die entscheidende Rolle. Tools und Cloud Computing Anbieter wie Dropbox haben deshalb so großen Erfolg, weil sie das Dateien austauschen online oder per App so einfach machen. Sie bieten eine gute Usability und kaum Hürden für ihre Kunden. Das Dateien austauschen zwischen Smartphones, übers Netzwerk oder per Link funktioniert einfach. Dabei wird vom Nutzer das Risiko, Dateien verschlüsselt auszutauschen zu müssen, aber nicht zu wissen wo Daten oder Server stehen, bewusst in Kauf genommen. Genau das stellt die Unternehms-IT vor die Herausforderung einer Schatten-IT durch von den Mitarbeitern mitgebrachten, eigenen Lösungen.

 

 

 

 

 

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Was Nutzer von Anbietern, die Tools zum Dateien austauschen anbieten, erwarten:

  • Private Nutzer wollen kostenlos große Dateien austauschen (Private Cloud)
  • Große Dateien online austauschen ist einer der wichtigsten Aufgaben, d.h. Dateien über das Internet oder einen Link austauschen – schnell und einfach.
  • Dateien über App und Internet austauschen muss reibungslos funktionieren, z.B. zwischen Smartphones über NFC.
  • Große Dateien einfach austauschen ist für alle Nutzer das A und O.
  • Nutzer wollen große Dateien sicher austauschen, d.h. Dateien verschlüsselt austauschen.
  • Dateien in Firmen austauschen heißt für die Nutzer das passende Programm bzw. die passende Software dafür zu finden.
  • Viele Nutzer möchten große Dateien hochladen und dann austauschen, z.B. im Heimnetzwerk oder über ein Netzwerk im Konzern.

So funktioniert das private Austauschen von großen Dateien kostenlos:

Die passende Software bzw. das Programm online aufrufen und sich wenn nötig einloggen oder registrieren. Anschließend wählen Sie die Dateien oder Daten aus, die Sie austauschen möchten. Geben Sie die E-Mail-Adresse von einem oder mehreren Empfängern ein und klicken Sie auf „Dateien hochladen ". Kurz danach sind die Dateien übertragen. Der/ die Empfänger erhalten eine E-Mail-Nachricht in der ein direkter Link den Zugriff auf die Datei freigibt. So einfach tauschen Nutzer große Dateien aus.

Was Dateien austauschen im Unternehmen besonders macht:

Während private Nutzer die kostenlose Variante bevorzugen, haben KMUs ganz andere Herausforderungen in puncto Dateiaustausch zu meistern. Sie müssen den Spagat zwischen Sicherheit und Flexibilität in der IT und der Einfachheit durch eine hohe Usability beim Anwender meistern. Etablierte Cloud Software für Filesharing wie Dropbox und Co haben vor allem wegen der Einfachheit und Usability beim privaten Nutzer so durchschlagenden Erfolg. Nun versuchen diese Dienste, diesen Mehrwert auch auf Unternehmenslösungen zu übertragen. Der schnelle Online- und Offlinezugang, die Synchronisation der Daten, im Netzwerk oder über Windows sowie die mobile Anwendung sind für den Nutzer entscheidend.

Doch so einfach ist es nicht, etablierte Filesharing bzw. Cloud-Dienste für den professionellen Einsatz zum Teilen von großen Dateien in Konzernen anzubieten. Hier kommt es entscheidend darauf an, zu verstehen, was Nutzer und die IT in Unternehmen brauchen und somit ein Anbieter erfolgreich bieten muss.

Große Dateien austauschen mit der Business Cloud calvaDrive

Große Dateien austauschen mit calvaDrive

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Überzeugte Kunden der Managed File Transfer-Lösung calvaDrive

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Was sich zufriedene Nutzer zum Dateien austauschen in Unternehmen wünschen:

  • Einfach große Dateien austauschen und online nutzen
  • Kollaboration – mit mehreren Empfängern, Nutzern und Kollegen an Daten und Dateien zeitgleich arbeiten
  • Mit Kollegen und anderen Nutzern Dateien verschlüsselt austauschen
  • Synchronisation aller Dateien im Netzwerk und im Internet

Was der Firmen-IT die Arbeit beim Dateiaustausch leichter macht:

  • Wenn Dateien austauschen einfach und verschlüsselt und somit sicher bedeutet, sind auch die Nutzer zufrieden.
  • Große Dateien austauschen zu können bedeutet für die Anwender große Erleichterung. So schafft die IT hohe Nutzerakzeptanz.
  • Eine ebenso einfache, aber deutlich sichere Alternative zum Dateien austauschen per Mail anzubieten, verhindert Schatten-IT im Unternehmen.
  • Große Dateien online austauschen und hochladen zu können – über Netzwerk, Internet und Smartphones – erhöht die Arbeitsflexibilität der Mitarbeiter und sorgt damit für mehr Effizienz bei Nutzern und IT.

Worauf Sie beim Austausch großer Dateien achten müssen

Dropbox hat viele zufriedene Nutzer und Kunden – vor allem im privaten Anwendungs-bereich. Anders als im Umfeld der Privatanwender ist es im B2B-Umfeld, d.h. große Dateien im Unternehmen austauschen, nicht ausreichend, leistungsfähige Cloud-Dienste oder Programme für den Dateiaustausch als rein standardisierte Produkte anzubieten. Betriebe haben immer eigene IT- und Prozesslandschaften , in die sich eine Software bzw. ein Programm zum Dateiaustausch integrieren muss. Die Software muss modular und flexibel und damit erweiterbar sein. Für die Akzeptanz der Nutzer ist das Branding einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für den Einsatz dieser Software im Arbeitsalltag. Herkömmliche Cloud-Anbieter aus dem B2C-Umfeld wie Dropbox tun sich hier schwerer. Denn hier fehlt die Erfahrung des Anbieters im Umfeld von IT-Unternehmenslösungen.

Dateien austauschen im Konzern – online oder im Netzwerk – stellt an die Anbieter demnach besondere Herausforderungen gegenüber Ihren Kunden. Neben der B2B-Erfahrung müssen sie den Nutzern einfache Prozesse und einen flexiblen Betrieb bieten: Beim Download, beim Hochladen und auch beim Versenden der Dateien.

 

 

 

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