Dokumentenmanagement

Dateien ganz einfach verwalten und benachrichtigen lassen:
Fristen setzen und Dateien beobachten.

Um schnell und effizient Arbeiten zu können, ist strukturiertes Daten- & Dokumentenmanagement unumgänglich. Es bedarf jedoch nicht nur einer übersichtlichen und schnell erreichbaren Struktur, sondern auch automatisierten Mechanismen, die den alltäglichen Workload minimieren bzw. optimieren.

Mit der Managed File Transfer Lösung calvaDrive können sowohl Daten gespeichert sowie Externen zur Verfügung gestellt werden – orts- und geräteunabhängig. Über automatisierte Mechanismen können Sie sich bei Dateiänderungen oder bei Empfang einer Datei benachrichtigen lassen. Versehen Sie Dateien mit Fristen, um eine Benachrichtigung zu erhalten, sobald der Zeitpunkt eintritt.

Mit Dokumentenmanagement Daten strukturiert und effektiv verwalten

Immer auf dem aktuellsten Stand: Dateien und Ordner beobachten

Sie kennen es, oftmals ist unklar inwieweit Projekte oder gewisse Themen fortgeschritten sind. Für Sie bedeutet das zusätzliche Kommunikation und erhöhte Verwaltungsaufwände. Mit dem Dokumentenmanagement Watch Plugin können Sie selbst bestimmen, über welche Themen Sie benachrichtigt werden wollen, sobald eine Änderung vorgenommen wird. Lassen Sie sich auch benachrichtigen, sobald ein Dokument oder eine Datei heruntergeladen worden ist, sodass Sie jederzeit Gewissheit darüber besitzen, ob mit den aktuellsten Dateien gearbeitet wird.

 

Mit dem Watch-Plugin heruntergeladene Dateien beobachten

Benachrichtigen lassen, wenn eine Datei runtergeladen wird

Mit dem Watch-Plugin wissen Sie genau, ob der Mitarbeiter oder Externe die von Ihnen bereitgestellte Datei heruntergeladen hat und damit auf dem aktuellsten Stand ist.

Mit dem Watch-Plugin hochgeladene Dateien beobachten

Benachrichtigen lassen, wenn eine Datei hochgeladen wird

Das Watch-Plugin benachrichtigt Sie, sobald eine neue Datei/Version hochgeladen wurde – Zusammenarbeiten mit Mitarbeitern und Externen einfach gemacht.

Alert bei erfolgtem Up- / Download

E-Mail Benachrichtigung bei erfolgtem Up- / Download

Haben Sie die Watch-Funktion für den Download aktiviert, werden Sie sofort nach jedem erfolgten Download benachrichtigt. Parallel dazu können Sie bei jedem Upload einer Datei benachrichtigt werden.

 

 

 

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Ist meine E-mail angekommen?

Beim Versenden von E-Mails besteht immer die Gefahr, dass diese nicht ankommen oder die Anhänge schlichtweg nicht geladen werden. Um Gewissheit zu erlangen, können Sie die Watch-Funktion des Outlook Add-Ins aktivieren. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald die angehängte Datei heruntergeladen worden ist, sodass sie sicher sein können, dass Ihre E-mail gelesen worden ist.

 

Watch-Funktion des Outlook Add-Ins aktivieren

Mit Dokumentenmanagement nie wieder Fristen versäumen

Schon wieder einen Termin versäumt? Ihr Vertrag wurde automatisch verlängert, weil Sie die Frist nicht eingehalten haben? Lassen Sie sich rechtzeitig vom Reminder Plugin erinnern. Setzen Sie bspw. auf eine Rechnungsdatei einfach einen Zeitpunkt, an dem Sie daran erinnert werden möchten. Damit Sie die Erinnerung zuordnen können, können Sie für jede einzelne Erinnerung eine individuelle Nachrichten hinterlegen.

 

Für jede Datei eine separate Erinnerung setzen

Für jede Datei eine separate Erinnerung

Mit dem Reminder Plugin kann für jede Datei eine individuelle Erinnerung gesetzt werden. Behalten Sie stets den Überblick über all Ihre Termine, damit Sie keine Fristen mehr verpassen.

Erinnerungszeitpunkt (Tag und Uhrzeit) beliebig setzen

Erinnerungszeitpunkt beliebig setzen

Der Erinnerungszeitpunkt kann für jede einzelne Erinnerung beliebig gewählt werden, egal an welchem Tag bzw. zu welcher Uhrzeit.

Erinnerungen personalisieren und zuordnen

Für jede Erinnerung eine individuelle Nachricht

Zu jeder einzelnen Erinnerung kann eine individuelle Nachricht hinterlegt werden, wie z. B. "Kündigungsfrist einhalten bis 31.12.". Sie können somit alle Erinnerungen personalisieren und zuordnen.

 

 

 

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Rebecca Hilebrand
Rebecca Hilebrand
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